Términos y condiciones

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GOLD SYS en desarrollo del ofrecimiento realizado a sus clientes (Productos / Servicios) en soluciones de seguridad de la información, diseño y software especializado, desarrolla su Política de Seguridad y Salud en el Trabajo teniendo como objetivo fundamental, el velar por la prevención de accidentes de trabajo y de aquellas enfermedades profesionales originadas por las actividades realizadas; en consecuencia, sus esfuerzos se dirigen a contribuir al bienestar físico y mental de su comunidad empresarial (Empleados, contratistas, aliados; entre otros) apoyándose de los siguientes principios:

1. Cumplimiento de las regulaciones, normas y leyes vigentes en la República de Colombia sobre prevención de riesgos laborales.
2. Elevar y mantener el bienestar físico y mental de la comunidad empresarial, en búsqueda de la minimización de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Para garantizar la calidad buscada, se establecen procesos de detección, evaluación y control oportuno de los factores de riesgo existentes en las diferentes unidades de negocio de GOLD SYS.

Todas las actividades de promoción y prevención se realizan con enfoque a las personas de la comunidad empresarial en razón que son la fuente generadora de riesgos para su propia persona en sí, así como para los clientes. Por tal razón esta política se publica y se difunde a todo el personal para lograr además de su comprensión y aceptación, la participación y cooperación activa quedando manifestado y demostrado el compromiso de la alta dirección. 

Los procesos derivados que se realizarán de forma recurrente y periódica son entre otros:

1. Diseñar y mantener las instalaciones y establecer procesos operacionales en forma tal que se salvaguarde las personas, la propiedad y el medio ambiente. Lo anterior incluye trabajo remoto o desde casa.
2. Efectuar esfuerzos permanentes para identificar y administrar los riesgos asociados a sus actividades.
3. Cumplir con las leyes y reglamentaciones aplicables, así como con las otras obligaciones que voluntariamente haya asumido. Aplicar sus propios estándares cuando excedan la legislación existente o no exista legislación al respecto.
4. Responder pronta, efectiva y cuidadosamente a las emergencias o accidentes que resulten en sus operaciones.
5. Proveer programas de promoción de la salud ocupacional orientados a mejorar el bienestar de sus empleados.
6. Evaluar periódicamente el estado de salud de sus empleados para identificar y controlar oportunamente los riesgos de salud relacionados con el trabajo.
7. Responder oportunamente las inquietudes que provengan de las comunidades vecinas y hacer esfuerzos permanentes para cultivar relaciones cordiales, diálogo abierto y cooperación.

Si tienes alguna pregunta sobre esta política, contáctanos en contacto@goldsysla.com.

Última actualización: marzo 27 de 2024

GOLD SYS comercializa, distribuye e implementa productos y servicios informáticos propios o de proveedores que cumplen con altos estándares de calidad. 

Nuestro compromiso es ofrecer servicios integrales con valor agregado caracterizados por un excelente respaldo comercial y soporte en consultoría, ingeniería de servicios e ingeniería comercial, por oportunidad, profesionalismo, experiencia y calidez del equipo de trabajo. 

Brindamos soluciones óptimas para satisfacer la necesidades y sobrepasar las expectativas de nuestro clientes, por esto nuestra organización se fundamenta en el mejoramiento continuo y la búsqueda de la calidad total.

Aliados y proveedores:

GOLD SYS en desarrollo de su objeto de negocio, considera que la participación de aliados es fundamental para garantizar la calidad de sus productos/servicios y lograr la satisfacción del cliente. En consecuencia, quienes ostenten o deseen ser parte de esta alianza estratégica, se deben acoger a los siguientes lineamientos:

1. Sobre la comunicación: La Dirección de logística es el canal de comunicación de los proveedores con GOLD SYS y con esta área se podrá acordar y desarrollar todo lo relacionado con negociación, condiciones contractuales, compras, entrega de licenciamiento, facturación, cobros y pagos entre otras.
2. Sobre las cotizaciones/ofertas: Las cotizaciones solicitadas por GOLD SYS (Dirección de logística) se deben recibir máximo dos (2) días después de recibidas por parte de las áreas de compras de los proveedores (Fabricantes, mayoristas, terceros) habiéndose surtido todo el proceso de aclaramiento de las características técnicas y operativas de los productos/servicios requeridos. El documento de cotización enviado por el aliado/proveedor debe incluir como mínimo: descripción, cantidad, valor unitario, plazo de pago y tiempos de entrega comprometidos, tipo de moneda ($COP, $USD), TRM congelada y valor, tiempo de validez de la oferta, descuentos y condiciones especiales por manejo de cuenta, entre otros.
3. Sobre la aceptación: No se podrá iniciar la producción / compra de un bien/servicio, despacho de este o prestación de servicios sin que se haya aprobado la cotización mediante envío de una orden de compra por correo electrónico (área de logística de GOLD SYS). Salvo que se acuerde entre las partes, se aceptarán autorizaciones telefónicas y re fraseadas por mensajería instantánea o Whatsapp previamente acordado. La recepción de las órdenes de compra por parte del aliado/proveedor deben ser confirmadas vía correo electrónico o telefónicamente con el área de logística de GOLD SYS.
4. Sobre la recepción de productos/servicios: Nuestros horarios de recepción de bienes de forma física y en el sitio previamente establecido (productos-licencias) es: Lunes a viernes de 8:00AM a 1:00PM y 2:00PM a 6:00PM. Si el producto-licencia es enviado por correo electrónico, se dispone de 7x24 para su recepción siempre y cuando se esté en las fechas pactadas de entrega por parte del aliado/proveedor. La entrega de servicios se acordará previamente con el área de ingeniería de servicios e informando al representante del área de ingeniería comercial y de igual forma, debe coincidir con los plazos ofertados en la cotización.
5. Sobre la facturación: Todas las facturas deben ser radicadas en nuestras instalaciones o electrónicamente; de cualquier forma deben cumplir con las exigencias legales y reglamentarias para estos casos y se debe adjuntar la copia de la orden de compra/autorización o el acta correspondiente del contrato. Se han de tener en cuenta nuestras fechas de cierre contable, las cuales se podrán encontrar en los correos electrónicos en los que va adjunta la orden de compra. Dicha factura debe coincidir en descripción, montos y cantidades registradas en el documento que se anexe.
6. Sobre los pagos: Los pagos se realizan según lo acordado en la Orden de Compra de GoldSys cuya coincidencia debe manifestarse en la factura o cuenta de cobro del aliado/proveedor.
7. Sobre la evaluación: GoldSys realiza evaluación permanente de sus aliados/proveedores teniendo en cuenta los criterios de cumplimiento a las políticas, velocidad de cotización, cumplimiento en las entregas, calidad, asesoría y servicio pre y postventa. El resultado del proceso será informado al aliado/proveedor lo cual redundará en un plan de mejoramiento para un nuevo ciclo del tiempo.

Si tienes alguna pregunta sobre esta política, contáctanos en contacto@goldsysla.com.

Última actualización: marzo 27 de 2024

GOLD SYS se permite informar a todas las personas Jurídicas y naturales que de  conformidad con  las  directrices establecidas en el Decreto 1377, emitido el 27 de junio de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 sobre  Protección  de  Datos Personales, y con anterioridad a la expedición de dicho Decreto, ha  recolectado algunos de los datos de personas jurídicas y naturales, tales como: socios, clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás terceros con los que tiene, ha  tenido o está construyendo una relación comercial y/o laboral.

En tal virtud, solicitamos en forma expresa el consentimiento de las personas jurídicas y naturales autorizando a GOLD SYS a continuar tratando la información existente en nuestras bases de datos con la finalidad de planear, desarrollar, ejecutar y adelantar la actividad de Comercialización de Software y Hardware y de todos los servicios especializados de consultoría que, en la actualidad o en el futuro se presten, en los términos y condiciones señalados en la Ley 1581 de 2012  y  el Decreto 1377 de 2013, en  armonía  con  el Manual de Políticas, Procedimientos y Tratamiento de Bases de Datos de GOLD SYS, que incluye:

1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos,
2. Proveer nuestros productos y/o servicios,
3. Ejecutar los contratos celebrados,
4. Informar sobre nuestros productos y servicios que estén relacionados con el o los contratos o adquiridos,
5. Informar sobre cambios y/o actualizaciones de nuestros productos y/o servicios,
6. Realizar análisis con fines contractuales,
7. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios,
8. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo,
9. Utilizarlos para fines administrativos y comerciales,
10. Realizar el proceso de información para efectuar procesos de facturación, cobranza, recursos humanos, actividad laboral y demás propia de la actividad económica y comercial,
11. Realizar el proceso de información de los datos de impuestos, y
12. Las demás definidas en nuestra política de tratamiento de datos.

Los datos personales recolectados incluyen entre otros: identificación, datos de contacto, información profesional y corporativa, información de pago. La entrega de datos sensibles es facultativo y ajustado a las disposiciones legales.

Así mismo y, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, en su condición de titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en el marco de la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar prueba de la autorización para la utilización de datos personales por parte de GOLD SYS. 
• Ser informado del uso que le demos a sus datos personales.
• Solicitar una relación de sus datos personales que se encuentren en GOLD SYS.
• Revocar en cualquier momento la autorización dada a GOLD SYS. Para tratar sus datos personales.
• Suministrar sus datos personales únicamente a aquellas personas que la Ley o Usted nos autorice.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas y reclamos, si considera que GOLD SYS, en cualquier forma, ha   desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales, en los términos y condiciones previstos en la Ley.

En armonía con lo establecido en  el  artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, si  dentro  de  los  30  días  hábiles siguientes no hemos sido contactados por Usted en su condición de titular de datos personales, le informamos que  estamos  autorizados para  continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en nuestra base de datos. 

No obstante lo anterior, en cualquier momento usted tiene el derecho de solicitar la eliminación de sus datos mientras no mantenga o haya mantenido alguna relación comercial o laboral con nosotros.

Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de estos.

Para el ejercicio de sus derechos como titular de datos personales, hemos puesto a su disposición el correo electrónico: servicioalcliente@goldsysla.com  o dirigirse a la dirección Avda. Ak 15 116-36 Piso 4 Of. 414 de la Ciudad de Bogotá, Colombia.

Actualización: abril 1 de 2024

Creado: 107MP Revisado: 102MB, 100YB, Aprobado: 100YB